무도비즈니스타임즈 안병철 기자 |
태권도장 전화 상담의 요령과 규칙: 성공적인 상담을 위한 가이드
전화 상담은 태권도장을 운영하는 데 있어 단순한 의사소통 수단을 넘어, 도장의 신뢰와 이미지를 결정짓는 중요한 요소다. 성공적인 상담을 위해 무엇을 준비해야 하며, 어떤 상황에서 어떤 전화를 해야 하는지 알아보자.
1. 전화 상담의 목적과 중요성
전화 상담은 학부모와 도장 간 신뢰를 형성하고, 도장의 철학과 가치를 전달하는 첫 번째 접점이다.
- 신규 문의 상담: 도장 프로그램과 차별화된 강점을 알리는 기회.
- 재등록 및 관리 상담: 기존 학부모와의 신뢰를 유지하며, 수련생의 성장을 공유.
- 행사 및 대회 안내: 도장의 활동성을 강조하고, 수련생과 학부모의 참여를 독려.
2. 전화 상담 전 준비해야 할 것
- 응대 매뉴얼 작성: 도장의 수련 프로그램, 수강료, 운영 시간, 위치 등의 기본 정보를 명확히 정리.
- 친절한 첫인상: 전화벨이 울리면 3번 이내에 받으며, 밝고 경쾌한 목소리로 시작.
- “안녕하세요, 호키 태권도장입니다. 무엇을 도와드릴까요?”
- 질문 리스트 작성: 학부모가 궁금해할 내용을 미리 예상하고 답변 준비.
- 적극적인 경청: 상대방의 이야기를 끝까지 듣고, 핵심 요구를 파악.
3. 상황별 전화 상담 요령
(1) 신규 문의 상담
- 목적: 도장을 알리고, 등록으로 이어지도록 유도.
- 요령:
- 학부모가 자녀의 연령, 경험, 목표를 이야기할 시간을 제공.
- “우리 도장은 아이의 자신감 향상과 신체 균형 발달을 목표로 하고 있습니다. 체험 수업은 언제가 편하신가요?”와 같이 체험 등록을 자연스럽게 권유.
- 금지 사항: 수강료만 강조하거나 경쟁 도장을 비난하지 말 것.
(2) 재등록 및 관리 상담
- 목적: 학부모의 만족도를 확인하고, 재등록을 유도.
- 요령:
- “OO군(양)이 최근 스텝 연습에서 눈에 띄게 발전했습니다. 앞으로 OO 분야에서 더 성장할 수 있을 것 같아요.”
- 수련생의 긍정적 변화를 강조하며, 장기적인 수련 목표를 함께 제시.
- 금지 사항: 문제 상황을 회피하거나 무성의한 응대를 하지 말 것.
(3) 행사 및 대회 안내
- 목적: 학부모의 적극적인 참여 유도.
- 요령:
- “다가오는 발표회는 아이들에게 자신감을 심어주는 기회입니다. OO군(양)의 참여 여부를 확인하고 싶습니다.”
- 참여의 필요성과 기대 효과를 설명하며 관심을 유도.
- 금지 사항: 일방적인 정보 전달만 하고 끊지 말 것.
4. 전화 상담 시 지켜야 할 기본 규칙
- 정확한 응대 시간 준수
- 평일 오전 10시~오후 7시 등 상담 가능 시간을 명확히 공지.
- 학부모와의 기록 관리
- 주요 내용을 정리하고, 향후 상담 시 참조.
- “지난번 상담에서 말씀해주신 체력 강화 목표를 반영해 프로그램을 추천 드립니다.”
- 친절한 마무리
- “오늘 상담 도와드릴 내용은 여기까지입니다. 추가로 궁금한 점은 언제든 연락 주세요.”
5. 효과적인 전화 상담이 가져오는 이점
- 도장 이미지 제고: 친절하고 전문적인 상담은 학부모들에게 신뢰감을 제공.
- 재등록률 향상: 지속적인 관심과 관리는 학부모의 만족도를 높이고, 재등록률을 높인다.
- 도장 운영 효율성 개선: 학부모의 의견을 듣고 반영해 운영 방향성을 점검.
결론
태권도장에서 전화 상담은 단순한 정보 전달을 넘어, 도장과 학부모 간 신뢰와 관계를 구축하는 중요한 역할을 한다. 체계적이고 진심 어린 상담은 학부모의 신뢰를 얻고 도장의 장기적인 성공을 보장한다. 전화기를 통해 도장의 가치를 전달하는 순간이야말로 도장을 한 단계 더 성장시키는 기회임을 기억하자.